Sygnaliści

Informacja o Procedurze zgłaszania informacji o naruszeniach prawa oraz ochrony sygnalistów w Pekao Financial Services Sp. z o.o. .

W Pekao Financial Services Sp. z o.o. – dalej „Spółka” obowiązuje „Procedura zgłaszania informacji o naruszeniach prawa oraz ochrony sygnalistów w Pekao Financial Services Sp. z o.o.”, - dalej „Procedura”, która określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń prawa oraz obowiązujących w Spółce procedur i standardów etycznych.
Oto jej główne założenia:

Kto może zgłosić naruszenie

Sygnalistą może być osoba fizyczna, która w kontekście związanym z pracą uzyskała wiedzę o naruszeniu.
Kontekst związany z pracą należy rozumieć jako: przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki w ramach których uzyskano informację o naruszeniu oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
W szczególności naruszenie może zgłosić:
Pracownik Spółki, osoba uczestnicząca w procesie rekrutacji, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, kontrahent Spółki, wspólnik Spółki, członek organów Spółki, wykonawca, podwykonawca lub dostawca Spółki, osoba odbywająca staż i praktykę w Spółce, osoba/podmiot przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Spółce lub na rzecz Spółki, lub gdy taki stosunek już ustał.

Jak można zgłosić naruszenie

1. mailem na adres: sygnal@pekao-fs.com.pl;
2. pisemnie na adres siedziby Spółki, tj.:
   Zespół ds. rozpatrywania informacji o naruszeniach
   Pekao Financial Services Sp. z o.o.
   ul. Postępu 21A
   Warszawa 02-676
   
   1. pismo należy zapakować w dwie koperty,
   2. na zewnętrznej kopercie z adresem należy umieścić dopisek: „Do rąk własnych. Nie otwierać”;
3. Do rąk własnych członka Zespołu w postaci papierowej:
   1. pismo należy zapakować w kopertę,
   2. członek Zespołu potwierdza przyjęcie Zgłoszenia wewnętrznego na kopii pisma;
4. ustnie, w trakcie bezpośredniego spotkania z Zespołem w siedzibie Spółki lub poprzez spotkanie w formie zdalnej. Do złożenia wniosku o spotkanie należy wybrać wskazany 
w pkt. 1-3 kanał wewnętrzny.

Anonimowo czy pod nazwiskiem

Zgłoszenie anonimowe nie będą rozpatrywane.

Ochrona przed działaniami odwetowymi

Spółka umożliwia zgłaszanie naruszeń w sposób zapewniający sygnaliście ochronę przed działaniami odwetowymi. W Spółce obowiązuje zakaz podejmowania wobec sygnalisty, osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz powiązanych z sygnalistą, działań odwetowych czy też próby lub groźby zastosowania takich działań. Ochrona przed działaniami odwetowymi ma miejsce także wtedy, gdy w toku rozpoznania okaże się, że zgłoszenie było złożone w dobrej wierze, ale okazało się bezzasadne.

Co Spółka zapewnia sygnaliście

• rozpatrzenie każdego zgłoszenia (oprócz zgłoszeń anonimowych),
• zachowanie w poufności jego danych osobowych czyli informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować jego tożsamość,
• ochronę przed działaniami odwetowymi; w przypadku obawy o zastosowanie działań odwetowych sygnalista może to zgłosić za pośrednictwem jednego z kanałów zgłaszania naruszeń,
• przeprowadzenie postępowania weryfikującego w sposób terminowy, rzetelny i kompleksowy, z zachowaniem zasad bezstronności i obiektywizmu,
• informację o przyjęciu zgłoszenia oraz informację zwrotną o wyniku postępowania weryfikującego.

Poufność danych

Informacje dotyczące zgłoszenia posiadają klasę poufności informacji „Poufne” oraz są przechowywane z zachowaniem należytych środków bezpieczeństwa.

Przetwarzanie danych osobowych

• Wszelkie dane osobowe pozyskane w trybie określonym w Procedurze są przetwarzane zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, innych powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych Spółki.
• Spółka, po otrzymaniu zgłoszenia, przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia działania następczego.
• Informacje zgromadzone w związku z czynnościami podjętymi w celu rozpoznania złożonego zgłoszenia przechowywane są zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

Informacje dotyczące zgłoszeń zewnętrznych (obowiązują od dnia 25 grudnia 2024 r.)

• Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania zgłoszenia w trybie określonym w Procedurze.
• Pod pojęciem zgłoszenia zewnętrznego należy rozumieć ustne lub pisemne przekazanie informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu.
• Zgłoszenia zewnętrzne dokonywane są na zasadach przewidzianych w ustawie 
o ochronie sygnalistów do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz -
w stosownych przypadkach - do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
• Sygnalista dokonujący zgłoszenia zewnętrznego, którego przedmiotem jest naruszenie prawa w zakresie określnym w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów, podlega ochronie przed działaniami odwetowymi na zasadach określonych w Procedurze.

Do pobrania